Kaizen event là một cách đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm để tiến hành cải tiến liên tục trong nhà máy. Nhưng đâu phải chỉ có 3-5 ngày là bạn sẽ đạt được mục tiêu cải tiến. Để tạo ra sự thay đổi tích cực, bạn và nhóm của mình cần nhiều hơn thế.
Một Kaizen Event có phải là hoạt động cải tiến trong 3-5 ngày?
Một Kaizen event không chỉ đơn thuần là tập trung một nhóm thực hiện cải tiến trong 3-5 ngày. Nó bao gồm 3 giai đoạn khác nhau:
- Chuẩn bị trước Kaizen event
- Tuần Kaizen event
- Duy trì sau tuần Kaizen event
Ở mỗi giai đoạn, bạn và nhóm của mình cần thực hiện những hoạt động khác nhau.
Chuẩn bị trước Kaizen event:
Giai đoạn này thường kéo dài trong 4-8 tuần. Mục tiêu là giúp cả nhóm hiểu được hiện trạng quy trình, xác định mục tiêu cải tiến và thu thập các thông tin dữ liệu cần thiết.
Bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là xác định thật rõ phạm vi công việc nằm trong Kaizen này là gì. Từ bước nào đến bước nào? Áp dụng cho quy trình, sản phẩm nào? Những quy trình, sản phẩm nào KHÔNG thuộc phạm vi tác động của Kaizen này?
Tiếp đến, bạn hãy xác định mục tiêu cải tiến. Bạn muốn cải thiện chất lượng sản phẩm? Giảm thời gian giao hàng? Tăng năng xuất lao động? Hay giảm chi phí vận hành, giảm tồn kho…? Bạn đo lường mục tiêu này qua KPI gì?
Khi đó, hãy thu thập dữ liệu thực tế về hiện trạng của từng KPI và mục tiêu tương ứng. Hãy làm cho GAP giữa hiện tại và mục tiêu cải tiến rõ ràng nhất có thể. Thông thường, Kaizen event sẽ đặt mục tiêu cải tiến ít nhất 15% so với hiện tại.
Cuối cùng, đừng quên xác định thành viên của nhóm Kaizen event – những người sẽ đồng hành cùng bạn trong quá trình thực hiện cải tiến. Bạn cần ai tham gia thực hiện ý tưởng cải tiến (kỹ sư, tổ trưởng, công nhân…)? Bạn cần ai hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh (ban giám đốc, chất lượng…)?
Hoạt động trong tuần Kaizen event:
Tuần Kaizen event thường kéo dài 3-5 ngày trong tuần. Từ thứ 2 đến thứ 6. Mục tiêu là biến ý tưởng thành hiện thực. Vì vậy, nhóm của bạn cần bước ra khỏi phòng họp và tiến hành thử nghiệm càng nhiều càng tốt.
Mục tiêu là đến thứ 6, nhóm bạn sẽ đạt được những mục tiêu cải tiến đã đề ra. Và từ thứ 2 tuần sau, những cải tiến này có thể được áp dụng. Chính vì vậy, bạn sẽ cùng nhóm của mình thực hiện rất nhiều hoạt động trong 3-5 ngày này.
Đầu tiên chính là đào tạo cho công nhân và các thành viên trong nhóm biết về Kaizen và công cụ Lean cần sử dụng. Nếu bạn muốn triển khai sản xuất dòng một sản phẩm theo One-Piece Flow, bạn cần train mô hình này cho nhóm của bạn hiểu. Nếu bạn muốn tối ưu quy trình thông qua loại bỏ lãng phí, bạn cần phải train về 8 loại lãng phí cho nhóm của mình…
Sau đó là đi đến hiện trường, quan sát thực tế, nghi nhận các lãng phí và đề xuất cải tiến.
Và bắt đầu tiến hành thay đổi. Từ layout khu vực làm việc đến phân chia công việc của từng vị trí. Từ tool gá cho đến máy móc dụng cụ. Bất kể những gì không tạo ra giá trị, và nhóm bạn có cách làm tốt hơn. Hãy thử, thử và thử.
Cũng chính vì tiến hành nhiều thử nghiệm và thay đổi, bạn, Kaizen leader, cần phải quản lý sự thay đổi. Có nhiều mô hình khác nhau về quản lý sự thay đổi, bạn có thể tham khảo Kubler-Ross change curve.
Một điều mình thấy hiệu quả chính là hãy tạm dừng để xem xét kết quả sau mỗi lần thử nghiệm. Lắng nghe ý kiến từ mỗi thành viên tham gia. Điều gì họ thấy tốt? Điều gì họ thấy chưa tốt, hay gây khó khăn cho công việc của họ? Bạn hoặc một thành viên nào đó, hãy ghi nhận lại toàn bộ phản hồi và lấy đó là đầu vào cho thử nghiệm tiếp theo.
Tiếp tục thử nghiệm, ghi nhận kết quả, lấy ý kiến phản hồi và cải tiến cho thử nghiệm tiếp theo. Chắc chắn rằng nhóm bạn sẽ thực hiện được rất nhiều cải tiến mà bạn không ngờ tới trước khi bắt đầu.
Cuối cùng, hãy tổng hợp kết quả của 3-5 ngày thử nghiệm và báo cáo kết quả. Hãy chia sẻ các mọi người biết nhóm bạn đã làm được gì trong 3-5 ngày đã qua. Đó là một dịp để mọi người cùng chia sẻ thành công và lan tỏa hoạt động cải tiến trong nhà máy của bạn. Đừng quên kêu gọi các thành viên trong nhóm bạn cùng tham gia buổi báo cáo này nhé.
Duy trì sau tuần Kaizen event:
Sau 3-5 ngày thực hiện Kaizen, nhóm của bạn đã đạt được kết quả vượt mục tiêu đề ra. Đó là một thành tích đáng mừng. Nhưng mọi thứ chưa dừng lại ở đó. Bạn cần tiếp tục với nhóm của mình duy trì kết quả đạt được. Đây mới là điều khó nhất.
Xác định xem bạn cần tiếp tục theo dõi những KPI gì để đảm bảo những nỗ lực của nhóm không đổ sông đổ bể. Đó có thể là thời gian hoàn thành đơn hàng, sản lượng theo giờ, hay giá trị tồn kho…
Ngoài ra, có những đề xuất và thay đổi bạn chưa thể thực hiện trong tuần Kaizen, giờ là lúc để bạn tiếp tục hoàn thành chúng. Xác định danh sách hành động và người thực hiện cho mỗi hành động đó.
Cuối cùng, bạn có thể tổ chức buổi review ngắn tầm 30 phút mỗi tuần với những người có liên quan. Cùng nhau review lại các KPI và danh sách hành động cần thực hiện. Tốt nhất là mọi thứ nên được hoàn thành trong 12 tuần kể từ tuần Kaizen event.
Kaizen Event giúp phát triển văn hóa cải tiến trong tổ chức
Kaizen event là cách hiệu quả và đơn giản để phát huy tính sáng tạo cải tiến liên tục từ tất cả mọi người. Bạn sẽ học được rất nhiều khi tập trung cải tiến một quy trình sản phẩm nào đó. Bạn cũng sẽ học được từ những người tham gia Kaizen, kể cả những người công nhân trong nhà máy.
Ngoài ra, Kaizen event cũng là cách để bạn đào tạo đội ngũ thông qua hoạt động thực tế. Mọi người cùng làm, cùng rút ra những bài học kinh nghiệm.
Nếu bạn đang có ý tưởng Kaizen, hãy lập nhóm làm Kaizen event ngay đi. Đừng lo lắng, đừng sợ sai. Vì chỉ có thử nghiệm thực tế mới giúp bạn biết điều gì thật sự tốt hơn.
