Trong 2-3 năm đầu triển khai các hoạt động Lean, tôi từng nghĩ vấn đề của một chương trình Lean nằm ở việc mọi người không có Lean mindset. Bây giờ, tôi nghĩ đó là một trong những suy nghĩ nguy hiểm nhất của một người làm CI trẻ.
Chẳng hạn như với Gemba – một trong những hoạt động cơ bản nhất trong Lean. Tôi bắt đầu với một buổi training lý thuyết. Tôi giới thiệu về các loại Gemba và yêu cầu mỗi người phải thực hiện ít nhất một lần Gemba mỗi tuần.
Mọi người cứ thế lần lượt “nộp bài” cho tôi. Ai cũng nộp checklist Gemba mỗi tuần. Nhưng bên trong checklist chỉ toàn là những dấu tick đều đặn. Chẳng có mấy finding thu được từ cả sấp checklist ấy. Thật vô nghĩa và lãng phí.
Thế nên, tôi quyết định thay đổi yêu cầu Gemba. Thay vì mỗi người phải thực hiện ít nhất một lần Gemba mỗi tuần, giờ đây mỗi người phải có ít nhất một Gemba finding mỗi tháng. Họ muốn đi Gemba bao nhiêu lần trong tháng đó cũng được, miễn là tìm ra được ít nhất một finding.
Tôi nghĩ đây là một giải pháp hợp lý. Mọi người ai cũng nộp lại đủ số lượng Gemba finding yêu cầu. Nhưng tôi chẳng vui được lâu.
Các finding nộp về bắt đầu viết cho có, chẳng có giá trị gì cả. Một vài manager còn yêu cầu thành viên trong nhóm của mình đi Gemba hộ để tìm ra finding. Hơn nữa, số lượng finding tăng lên nhưng không ai chịu xử lý, khiến danh sách tồn đọng ngày càng dài hơn…
Lúc đó, tôi rất bực mình. Tôi không thể nào hiểu nổi tại sao mọi thay đổi của tôi đều không đạt được hiệu quả – một hoạt động Gemba đúng nghĩa.
Và tôi đi đến kết luận: Họ lười biếng không chịu đi Gemba. Họ không có Lean mindset.
Không chỉ Gemba mà một vài hoạt động cải tiến khác trong nhà máy cũng vậy. Tôi đã từng nghĩ mình đã làm tốt công việc của mình rồi. Tôi đã nỗ lực hướng dẫn, đào tạo mọi người rồi. Nhưng một số cá nhân không chịu hợp tác và tôi chẳng thể làm gì khác hơn.
Cho đến gần đây, tôi nghe được đoạn chia sẻ của giáo sư Brian Lowery trong một tập podcast trên kênh Think Fast, Talk Smart với giáo sư Matt Abrahams. Tôi đã khựng lại rất lâu…
“Khi bạn thấy ai đó hành xử theo cách bạn thích hoặc không thích, bạn nên tự hỏi bản thân mình trước tiên: Nếu bạn là một người lãnh đạo trong môi trường đó, bạn đang làm những gì để góp phần tạo nên những hành vi như vậy?”
Điều này khiến tôi suy nghĩ rất nhiều về những hoạt động Lean tôi đã triển khai trong quá khứ và cả những hoạt động tôi đang dẫn dắt. Rất nhiều câu hỏi xuất hiện trong đầu tôi.
Liệu có thực sự là bản thân những người đó không muốn thực hiện Gemba?
Tôi đã training cho họ cách Gemba, nhưng tôi có thực sự đi Gemba cùng họ chưa?
Tôi yêu cầu họ tìm finding, nhưng tôi có giúp họ hiểu một finding tốt là như thế nào chưa?
Tôi phàn nàn rằng họ không ownership, nhưng tôi giúp họ hiểu rõ vai trò của họ quan trọng như thế nào chưa?…
Có lẽ sai lầm của tôi không phải là yêu cầu mọi người đi Gemba. Sai lầm nằm ở chỗ tôi quá tập trung vào việc mọi người có thực hiện hoạt động hay không, thay vì tập trung vào việc họ có hiểu và tạo ra giá trị từ hoạt động đó hay không.
Tôi nghĩ mình có thể dùng KPI để định hướng hành vi. Nhưng KPI có thể chỉ tạo ra compliance chứ không tạo ra ownership. Khi tôi yêu cầu mỗi người phải có một Gemba finding mỗi tháng, tôi đã tạo ra một mục tiêu có thể đo đếm được. Nhưng tôi chưa chắc đã tạo ra được lý do để họ thực sự muốn đi Gemba.
Chia sẻ của giáo sư Brian Lowery giúp tôi học được một bài học giá trị. Tôi không thể kiểm soát cách một người khác lựa chọn hành xử. Một người có thể thực sự lười biếng, thiếu trách nhiệm hoặc không muốn thay đổi.
Nhưng tôi có thể kiểm soát cách mình thiết kế hoạt động Lean, cách mình giao tiếp, cách mình coaching và môi trường mình tạo ra. Bởi vì những hoạt động này có thể ảnh hưởng đến hành vi của người khác.
Đây cũng là điều tôi nghĩ một người mới làm Lean/ CI rất dễ bỏ qua. Chúng ta quá tập trung vào cải tiến quy trình, nhưng đôi khi lại quên tạo ra môi trường để mọi người tự họ muốn cải tiến, muốn giải quyết vấn đề.
Vậy nên từ bây giờ, mỗi khi gặp một hành vi mà mình không thích, tôi muốn tập cho mình một thói quen.
Trước khi hỏi “Tại sao họ lại như vậy?”, tôi sẽ tự hỏi “Mình đã làm gì — hoặc chưa làm gì — để góp phần tạo ra hành vi đó?”
Có thể câu trả lời không phải lúc nào cũng nằm ở tôi. Nhưng đó là một lời nhắc để tôi nhìn lại môi trường mình đang tạo nên. Và biết đâu thứ cần cải tiến trước tiên không phải là người khác, mà chính cách mình đang làm CI.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết tuần này. Hẹn gặp bạn vào tuần sau!