Người ta hay nói thay đổi để tốt hơn. Mình không chắc liệu kết quả có tốt hơn không, nhưng chắc chắn phải bắt đầu bằng một sự thay đổi…
Và mình bỗng nhớ tới lời dặn của Bác Hồ như này:
“Không có việc gì khó
Chỉ sợ lòng không bền
Đào núi và lấp biển
Quyết chí ắc làm nên”.
Chỉ cần quyết tâm thay đổi thì dù khó cỡ nào bạn cũng làm được. Nhưng để chấp nhận sự thay đổi và có được sự quyết tâm đó thì không dễ.
Đó cũng là lý do mà nhiều người không chấp nhận sự thay đổi, hay đôi khi là chống lại sự thay đổi (resistance to change).
Một vài ví dụ mình hay gặp, và bạn có thể cũng đã gặp phải như:
– Hồi xưa tôi đã thử nhiều lần rồi mà không được!
– Tôi đã làm cách này hơn chục năm rồi có bị gì đâu!
– Cái này của bộ phận ABC mà sao tôi phải làm?
– Cách này chậm hơn, mỏi hơn, khó làm hơn…
Và còn rất nhiều lý do khác nhau nữa mà mình không thể liệt kê hết được.
Bài học mình rút ra được khi dẫn dắt sự thay đổi…
1. What’s In It For Me (WIIFM)? Giải thích ý nghĩa của sự thay đổi. Tại sao cần phải thay đổi? Lợi ích mang lại về tổng thể như thế nào? Mỗi lần thay đổi sẽ có bên có lợi và bên không được lợi lắm, nhưng nếu xét về tổng thể tốt hơn thì vẫn nên thử.
2. Đúng vậy, thử đi. Hãy thử nghiệm trước khi kết luận. Nếu chưa làm, chưa thử thì mọi thứ vẫn chỉ là giả thuyết. Bạn cần dữ liệu thực tế để kết luận giả thuyết đó hợp lý hay không.
3. Hiểu về cảm xúc con người trước, trong và sau quá trình thay đổi. Mình thường dành nhiều thời gian training để nói về đường cong của sự thay đổi (Kubler-Ross Change Curve) trong quá trình làm Kaizen event.
Mục đích là để mọi người biết trước rằng họ sẽ trải qua những cung bậc cảm xúc khác nhau trong quá trình thay đổi, dù là thay đổi nhỏ xíu. Và tại mỗi thời điểm, mỗi người sẽ có những trải nghiệm và cảm xúc khác nhau.
7 cảm xúc của con người khi có sự thay đổi
MÌnh đã không nhận ra được tầm quan trọng của quản lý sự thay đổi khi mới bắt đầu triển khai Kaizen. Nhưng qua thời gian, mình ngộ ra đây là điều rất quan trọng để đảm bảo Kaizen được thành công. Khi có một sự thay đổi, chúng ta sẽ lần lượt trải qua đường cong cảm xúc của sự thay đổi Kubler-Ross bao gồm:
1. Shock: cảm thấy bất ngờ với sụ thay đổi này. Chẳng hạn, một bạn công nhân đang nằm trong top hiệu suất cao sẽ thấy bất ngờ khi tham gia một Kaizen để cải tiến hiệu suất. Với bạn, quy trình hiện tại đã tốt lắm rồi.
2. Denial: không tin tưởng vào sự thay đổi này và liên tục tìm kiếm bằng chứng để chứng minh là cách này không hiệu quả. “Tôi đã nói trước là không được rồi mà anh không tin…”
3. Frustration: cảm thấy thất vọng khi kết quả ngày càng tệ, đôi khi sẽ thấy giận dữ nữa. Mình từng chứng kiến một số anh chị giận tới mức bỏ đi khỏi phòng luôn.
4. Depression: hố sâu trầm cảm. Tuột mood và không còn năng lượng làm gì nữa cả. Trong một Kaizen event, khi có nhiều thay đổi diễn ra liên tục, công nhân thường sẽ rơi vào trạng thái này.
5. Experiment: bắt đầu thử nghiệm. Mình hay nói đùa là thấy ánh sáng cuối đường hầm. Thông thường, trong quá trình thử nghiệm và phản hồi sau thử nghiệm, nhóm sẽ điều chỉnh từ từ và sẽ thấy kết quả tốt dần lên. Đó là dấu hiệu mọi người đang đi đúng hướng.
6. Decision: Tiếp tục quá trình thử nghiệm, phản hồi và điều chỉnh, nhóm sẽ ngày càng quen với quy trình mới và kết quả cũng tốt hơn. Giờ là lúc mọi người thấy được hiệu quả của sự thay đổi và chấp nhận nó.
7. Integration: khi mọi người đã chấp nhận sự thay đổi, mọi thứ trở nên dễ dàng. Nó trở thành một tiêu chuẩn mới. Đây là nơi mình luôn muốn mọi người check-in sau mỗi Kaizen.
Từ những trạng thái cảm xúc này, mình thường xuyên check-in để xem mọi người đang ở đâu trên đường cong này. Và tìm cách để giúp mọi người vượt qua hố sâu trầm cảm để đến được đỉnh cao cuối cùng.
Quản lý sự thay đổi
Tóm lại, không phải lúc nào sự thay đổi cũng diễn ra tốt đẹp.
Thuyết phục mọi người thử nghiệm trước khi kết luận đã là một nửa thành công.
Một nửa còn lại phụ thuộc vào khả năng nhận diện và quản lý cảm xúc của mọi người trên đường cong của sự thay đổi.
Mục tiêu cuối cùng là không ai ở lại phía sau. Đó mới là thay đổi để tốt hơn!
