“Anh đã từng làm nhiều công ty rồi anh biết. Mô hình này không áp dụng ở đây được”.
Đó là điều mà anh quản lý sản xuất nói thẳng với tôi ngay khi bước vào phòng cùng với kỹ sư quy trình. Bầu không khí trở nên căng thẳng và nặng nề vì cả hai bên đều đang ở vào thế nan giải.
Với anh, đó là áp lực từ mệnh lệnh tập đoàn và TGĐ: phải chuyển đổi mô hình sang One-piece flow (OPF) thay vì batching — một cách làm mà nhà máy ở Việt Nam đã quen thuộc hơn 15 năm qua.
Còn với tôi, đây là cú đánh quyết định đến sự nghiệp cải tiến vừa mới bắt đầu. Trước đó, tôi đã liên tiếp thất bại ở 2 Kaizen event tại 2 phân xưởng khác. Hơn 25 thử nghiệm chuyển sang OPF đều nhận về kết quả bằng 0.
Thay vì đối đầu trực diện, tôi đã chọn cách lắng nghe trọn vẹn chia sẻ của anh.
- Điều gì khiến anh nghĩ không thể triển khai OPF ở xưởng này?
- Những khó khăn thực tế nào sẽ đè lên vai công nhân, team leader và chính anh?
Tôi đồng cảm và thừa nhận những rủi ro khi thay đổi. Nhưng thừa nhận không có nghĩa là dừng lại.
“Chúng ta hãy thử trước khi quyết định. Hãy thử mô hình OPF này trong vòng 1 tuần và xem kết quả ra sao. Nếu nó không tốt bằng cách hiện tại, em đồng ý tiếp tục làm theo cách của anh. Nhưng khi chưa có thử nghiệm nào, em chưa thể từ bỏ.”
Chúng tôi nhất trí và bắt đầu ngay đầu tuần sau.
Bốn thử nghiệm đầu tiên… thất bại. Công việc phân chia chưa đều khiến công nhân phải ngồi chờ nhau.
Đến lần thứ năm, tình hình khả quan hơn: năng suất đã bằng cách làm cũ. Đó là một tín hiệu tích cực — 5 lần thử cách mới đã đuổi kịp kinh nghiệm nhiều năm của cách cũ.
Đến ngày thứ 3, sau gần một chục lần điều chỉnh, công việc đã cân bằng hơn. Năng suất tăng 10.9%. Thời gian hoàn thành trọn một đơn hàng (production lead time) giảm hơn 50%. Kết quả bắt đầu lên tiếng thay cho lời thuyết phục của tôi.
Nhưng chúng tôi vẫn còn hai ngày nữa và một điều thú vị xảy ra: Sự lo lắng trong các anh dường như đã biến mất. Hai anh chủ động đề xuất thêm các thay đổi mới để tiếp tục tối ưu quy trình.
Kết quả sau 1 tuần chúng tôi liên tục thử nghiệm:
- Triển khai thành công mô hình OPF đầu tiên tại phân xưởng và trong toàn nhà máy.
- Tăng 29% năng suất lao động.
- Thời gian hoàn thành mỗi đơn hàng giảm 94% (chỉ còn 72 phút).
Viên gạch đầu tiên này không chỉ giúp tôi tự tin làm việc với các phân xưởng tiếp theo, mà còn để lại 3 bài học đắt giá khi dẫn dắt sự thay đổi (Change Management):
- Lắng nghe trước, thuyết phục sau: Đừng cố bán giải pháp khi chưa hiểu sự lo lắng và sợ hãi của đối phương.
- Hạ thấp rủi ro: Thay vì bắt người ta cam kết vĩnh viễn với một điều mới toanh, hãy đề xuất “thử nghiệm 7 ngày”.
- Thực nghiệm đập tan nghi ngờ: Kết quả thực tế có sức mạnh gấp 100 lần lý thuyết suông. Đừng bao giờ kết luận “không thể” khi chưa kiểm định giả thuyết qua dữ liệu.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này. Hẹn bạn vào thứ 7 tuần sau!